Kas olete kunagi saanud e-kirja, milles on manusena fail laiendiga .asice, kuid teil pole õrna aimugi, kuidas seda avada? See olukord on paljudele tuttav, eriti kui puutute kokku digitaalselt allkirjastatud dokumentidega. Eesti digiühiskonnas on .asice vorming muutunud standardiks, kuna see võimaldab mugavalt ja turvaliselt säilitada nii dokumenti ennast kui ka sellele lisatud digitaalallkirju. See failivorming on loodud pikaajaliseks säilitamiseks ja see on asendanud varasemad .ddoc failid. Kuigi .asice võib tunduda keerulise ja tehnilisena, on selle avamine tegelikult üsna lihtne, kui teate, milliseid vahendeid kasutada. Selles juhendis vaatame samm-sammult läbi, kuidas .asice faile oma arvutis avada, kontrollida ja hallata, et te ei peaks enam kunagi tundma segadust, kui selline fail teie postkasti jõuab.
Mis täpselt on .asice fail ja miks seda kasutatakse?
Enne kui asume tehniliste sammude juurde, on kasulik mõista, millega on tegemist. ASiC (Associated Signature Container) on rahvusvaheline standard, mida kasutatakse digitaalallkirjade konteinerina. Eestis oleme selle omaks võtnud, kuna see on tehniliselt paindlikum ja toetab paremini pikaajalist säilitamist kui vanemad formaadid. .asice laiend viitab spetsiifiliselt ASiC-E (Extended) vormingule, mis on vaikimisi kasutusel Eestis digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul.
Kujutage ette .asice faili kui digitaalset ümbrikku. Sellesse ümbrikku on pakitud nii teie dokument (olgu see PDF, Wordi fail või pilt) kui ka digitaalallkirja andmed. Tänu sellele ei saa allkirja dokumendi küljest eraldada ilma, et faili terviklikkus rikuks. See tagab, et allkiri on alati seotud konkreetse dokumendiga ja on hõlpsasti kontrollitav. Kuna tegemist on konteineriga, siis tavaline failihaldur ei oska selle sisu otse kuvada, mistõttu vajate spetsiaalset tarkvara, mis oskab selle ümbriku lahti harutada, allkirju kontrollida ja dokumendi sisu kuvada.
Kuidas avada .asice faile DigiDoc4 kliendiga
Kõige usaldusväärsem ja ametlikum viis .asice failide avamiseks Eestis on kasutada Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt loodud programmi DigiDoc4 klienti. See on tasuta ja turvaline lahendus, mis on mõeldud spetsiaalselt Eesti digitaalallkirjade haldamiseks. Siin on samm-sammuline juhend, kuidas seda teha:
- Laadige alla ja installige DigiDoc4 klient: Kui teil seda veel arvutis ei ole, suunduge aadressile id.ee ja laadige alla uusim versioon. Tarkvara on saadaval nii Windowsi, macOS-i kui ka Linuxi operatsioonisüsteemidele. Installimine toimub tavapärasel viisil.
- Käivitage programm: Pärast installimist avage DigiDoc4 klient oma arvuti rakenduste menüüst.
- Faili avamine: Saate faili avada kas klikkides programmi aknas nupule “Ava fail” ja otsides oma .asice faili arvutist üles, või lihtsalt lohistades .asice faili otse programmi aknasse.
- Sisu vaatamine ja kontrollimine: Kui fail on avatud, kuvab DigiDoc4 klient teile dokumendi sisu. Oluline on vaadata ka allkirjade sektsiooni. Programm kontrollib automaatselt, kas allkiri on kehtiv ja usaldusväärne. Kui kõik on korras, näete rohelist märki ja teadet, et allkiri on kehtiv.
See meetod on kõige kindlam, sest DigiDoc4 klient kasutab alati kõige värskemaid sertifikaatide nimekirju, mis tagab, et saate alati õige info allkirja kehtivuse kohta. Lisaks on see tasuta ja hõlpsasti kasutatav.
Alternatiivsed võimalused: veebipõhine allkirjade kontrollimine
Mõnikord ei pruugi teil olla võimalik või soovi installida eraldi tarkvara. Sellisel juhul on suurepärane alternatiiv kasutada veebipõhist portaali, mis võimaldab .asice faile avada otse brauseris. Seda saab teha samal aadressil id.ee, kus on olemas digidoc.ee teenus.
Veebipõhine lahendus on mugav, kui olete näiteks reisil või kasutate arvutit, kuhu te ei saa või ei taha tarkvara installida. Protsess on väga sarnane: laadite faili serverisse, süsteem kontrollib allkirju ja võimaldab teil faili sisu vaadata või arvutisse alla laadida. Siiski, olge ettevaatlik väga konfidentsiaalsete dokumentidega – kui dokument sisaldab äärmiselt tundlikku infot, on alati turvalisem kasutada arvutisse installitud DigiDoc4 klienti, mis töötleb andmeid kohalikult.
Mida teha, kui .asice faili avamine ebaõnnestub?
Mõnikord võib juhtuda, et fail ei avane või annab veateate. Siin on levinumad põhjused ja nende lahendused:
- Vana tarkvaraversioon: Kui kasutate väga vana DigiDoc4 versiooni, ei pruugi see uusi allkirjastamise standardeid tunda. Kontrollige, kas teil on installitud uusim versioon ja vajadusel uuendage seda.
- Rikutud fail: Fail võib olla saamise käigus rikutud (näiteks e-posti teel saatmisel). Proovige faili uuesti alla laadida või paluge saatjal see uuesti saata.
- Sobimatu programm: Ärge proovige .asice faili avada tekstiredaktori või muu juhusliku programmiga. Need programmid ei oska konteinerit lahti pakkida ja kuvavad teile vaid arusaamatuid sümboleid. Kasutage ainult selleks ette nähtud tarkvara.
- Sertifikaatide uuendamine: Harvadel juhtudel võivad arvutis olevad sertifikaadid olla aegunud. DigiDoc4 klient tavaliselt uuendab neid automaatselt, kuid kui see ei aita, võib abi olla arvuti taaskäivitamisest või võrguühenduse kontrollimisest.
Kui ükski neist sammudest ei aita, proovige faili avada teises arvutis. Kui ka see ei tööta, on tõenäoline, et fail on saatja poolt valesti salvestatud või rikutud.
Kuidas .asice faili sees olevaid dokumente välja võtta
Vahel on teil vaja .asice faili sees olevat algset dokumenti (näiteks PDF-i) iseseisvalt kasutada, ilma et peaksite iga kord DigiDoc4 klienti avama. DigiDoc4 võimaldab seda väga lihtsalt teha. Kui olete .asice faili programmis avanud, näete dokumentide loetelus nuppu “Salvesta kõik failid” või “Salvesta valitud fail”. See võimaldab teil sisu oma arvutisse tavalise failina välja ekstraheerida.
Pange tähele, et kui te eraldate faili .asice konteinerist, siis kaob ka digitaalne allkiri või vähemalt selle tehniline seos failiga. Seega, kui vajate tõestust allkirja kohta, hoidke originaal .asice fail kindlasti alles. Eraldatud faili kasutage vaid siis, kui teil on vaja faili lihtsalt lugeda või edasi saata.
Korduma kippuvad küsimused .asice failide kohta
Kas .asice faili saab avada ka nutitelefonis?
Jah, .asice failide avamine nutitelefonis on võimalik, kuid see sõltub teie seadmest. Androidi ja iOS-i jaoks on olemas spetsiaalsed rakendused, kuid kõige lihtsam viis on kasutada veebipõhist digidoc.ee teenust otse oma telefoni brauseris. See toimib peaaegu samamoodi nagu arvutis.
Kas ma saan .asice faili sisu muuta?
Ei, .asice faili sisu ei saa muuta. See on digitaalselt allkirjastatud ja allkirja olemus ongi tagada, et faili ei oleks pärast allkirjastamist muudetud. Kui muudate faili sisu, siis muutub faili räsi ja algne allkiri muutub kehtetuks. Kui on vaja dokumenti muuta, tuleb see uuesti koostada ja uuesti allkirjastada.
Miks mu e-posti programm ei luba .asice faili manusena avada?
Mõned e-posti kliendid (näiteks Outlooki teatud seaded) võivad turvakaalutlustel blokeerida teatud tüüpi faile. Kui e-posti klient ei luba faili avada, salvestage see esmalt arvutisse (paremklõps manusel ja “Salvesta nimega”) ja seejärel avage see juba DigiDoc4 kliendi kaudu.
Kuidas kontrollida, kas allkiri on kehtiv ka pika aja möödudes?
ASiC-E konteinerid sisaldavad tehnilisi andmeid, mis võimaldavad allkirja kehtivust kontrollida ka aastaid hiljem. DigiDoc4 klient on disainitud selliselt, et see suudab neid andmeid lugeda ja kinnitada allkirja kehtivust ka siis, kui sertifikaadid on vahepeal aegunud, eeldusel, et allkirjastamise hetkel oli allkiri kehtiv.
Täiendavad nõuanded digitaalsete dokumentide haldamiseks
Digitaalsete dokumentide, eriti .asice failide haldamine nõuab veidi distsipliini. Soovitatav on luua oma arvutis kindel kaustastruktuur, kuhu salvestate kõik allkirjastatud dokumendid. Kuna .asice failid sisaldavad tihti olulist informatsiooni – olgu need lepingud, avaldused või muud ametlikud paberid –, on hea tava hoida neist varukoopiaid. Pilveteenused nagu Google Drive, OneDrive või Dropbox on selleks head, kuid pidage meeles, et .asice failid on kõige väärtuslikumad just siis, kui teate, et saate nende allkirja kehtivust igal hetkel kontrollida.
Samuti tasub meeles pidada, et digitaalallkiri on Eestis võrdväärne omakäelise allkirjaga. Seega suhtuge .asice failidesse sama suure vastutustundega kui paberlepingutesse. Ärge jagage ega saatke allkirjastatud faile kolmandatele osapooltele, kui selleks ei ole otsest vajadust. Kui saadate .asice faili kellelegi teisele, veenduge, et nad teavad, kuidas seda avada – võite neile saata lingi sellele juhendile või id.ee lehele, et aidata neil tarkvara installida.
Lõpetuseks, kui satute olukorda, kus allkiri tundub kahtlane või kehtetu, ärge võtke dokumenti kui õiguslikult siduvat. Kontrollige alati DigiDoc4 kliendi antud infot allkirjastaja sertifikaadi kohta. Kui süsteem annab hoiatuse allkirja kehtivuse kohta, on see märk, et dokumendiga on midagi tehtud pärast selle allkirjastamist või on sertifikaatide kontrollimisel tekkinud tehniline tõrge. Olge tähelepanelik ja usaldage vaid tehniliselt kontrollitud tulemusi.
