Tööga seotud lähetused on paljude inimeste igapäevatöö lahutamatu osa. See avab võimalusi uute kontaktide loomiseks, kogemuste vahetamiseks ja professionaalseks arenguks. Siiski tekib tööalasel reisimisel alati küsimus seoses finantsidega: kes katab kulud ja millal on töötajal õigus saada lisatasu ehk päevaraha? Eestis reguleerib neid küsimusi tulumaksuseadus ning valitsuse määrused, mis on loodud selleks, et tagada töötajale õiglane hüvitis lisakulutuste eest, mis tekivad kodust eemal viibimise ajal.
Mis on päevaraha ja millisel eesmärgil seda makstakse?
Päevaraha on hüvitis, mida tööandja maksab töötajale välislähetuses viibimise ajal tekkivate lisakulude katteks. See on mõeldud peamiselt toidu ostmiseks ja muudeks pisikuludeks, mis tekivad inimesel siis, kui ta on kodust eemal ja ei saa kasutada oma tavapäraseid elamistingimusi. Oluline on mõista, et päevaraha ei ole töötasu ega preemia, vaid kulude hüvitamise vorm, mis on maksuvaba teatud piirmäärani.
Päevaraha maksmise peamine eesmärk on leevendada olukorda, kus töötaja on sunnitud kandma tavapärasest suuremaid elamiskulusid. Näiteks peab lähetuses olev töötaja sagedamini sööma väljas, mis on reeglina kallim kui kodus toidu valmistamine. Samuti võib reisimine nõuda muid jooksvaid kulutusi, mida koduses keskkonnas ette ei tuleks.
Lähetuse määratlemine: millal on tegemist tööreisiga?
Selleks, et tööandjal oleks kohustus või õigus maksta päevaraha, peab tegemist olema ametliku tööalase lähetusega. Töölepingu seaduse kohaselt on lähetus töötaja saatmine tööülesannete täitmiseks väljapoole töölepingus määratud töö tegemise kohta.
- Lähetus peab olema kirjalikult vormistatud tööandja käskkirja või korraldusega.
- Lähetus toimub reeglina väljapoole tööandja asukohajärgset linna või valda.
- Lähetuse puhul peab olema selgelt eristatav, et tegemist on tööülesannete täitmisega, mitte erareisiga.
Kui töötaja sõidab komandeeringusse, peab tööandja hüvitama kõik lähetusega seotud otsesed kulud, nagu transport ja majutus, ning vajadusel maksma päevaraha, et katta töötaja toitlustuskulud. Oluline on märkida, et kui tööandja on juba taganud töötajale toitlustuse, võib päevaraha maksmise vajadus ära langeda või seda vähendada, kuid sellest peab olema töötajale selgelt teada antud.
Päevaraha maksuvabad piirmäärad Eestis
Eestis kehtivad päevarahale kindlad maksuvabad piirmäärad, mida reguleerib rahandusministri määrus. See tähendab, et tööandja võib töötajale maksta teatud summa ulatuses päevaraha ilma, et sellelt peaks tasuma tulumaksu või sotsiaalmaksu.
- Välislähetuse päevaraha maksuvaba piirmäär on 50 eurot päevas.
- Kui töötaja on lähetuses, kus ta veedab välismaal osa päevast, arvestatakse päevaraha proportsionaalselt vastavalt lähetuse kestusele.
- Kui tööandja maksab päevaraha üle kehtestatud piirmäära, loetakse ületav osa erisoodustuseks, mis kuulub maksustamisele tulu- ja sotsiaalmaksuga.
Tööandjal ei ole seaduslikku kohustust maksta päevaraha just 50 eurot, kui see ei ole kirjas töölepingus või kollektiivlepingus. Tööandja võib määrata ka väiksema päevaraha summa või üldse mitte päevaraha maksta, eeldusel, et töötaja on sellega nõus. Siiski on praktikas 50 eurot kujunenud standardiks, kuna see on tulumaksuvaba maksimumsumma.
Päevaraha ja toitlustamise seos
Üks sagedasemaid segadusi päevaraha teemal tekib olukorras, kus lähetuse raames pakutakse töötajale tasuta toitlustust. Seaduse kohaselt võib tööandja päevaraha vähendada kuni 70% ulatuses, kui töötajale on lähetuse ajal tagatud tasuta toitlustamine.
See tähendab, et kui tööandja on lähetuskulude sees tasunud hotellihommikusöögi ja lõuna, on tal õigus vähendada makstavat päevaraha. Täpne kord, kuidas päevaraha vähendatakse toitlustamise puhul, peab olema kehtestatud ettevõtte sisekorraeeskirjades või lähetuse määramise korralduses. Töötajal on õigus nõuda läbipaistvust selles, kuidas tema hüvitisi arvutatakse.
Mida peab töötaja teadma lähetusest ja aruandlusest?
Lähetusest tagasi tulles on töötajal kohustus esitada kuludokumendid. Kuigi päevaraha on kindlasummaline hüvitis, mille puhul tšekke toidu ostmise kohta esitama ei pea, tuleb muude kulude puhul – näiteks lennukipiletid, taksoarved, majutusarved – esitada raamatupidamisele kõik algdokumendid.
Töötaja peab olema teadlik järgmistest asjaoludest:
- Lähetuse aruanne tuleb esitada mõistliku aja jooksul pärast lähetusest naasmist.
- Kõik kuludokumendid peavad olema originaalid või digitaalselt autentsed.
- Kui tööandja on andnud lähetuseks sularaha ettemaksuna, tuleb sellest aru anda ja kasutamata raha tagastada.
- Tööandja ei tohi keelduda hüvitamast mõistlikke lähetuskulusid, mis olid vältimatud tööülesannete täitmiseks.
Kui tööandja ei hüvita lähetusega seotud kulusid õigeaegselt, võib töötaja pöörduda töövaidluskomisjoni poole. Seepärast on äärmiselt oluline, et kõik kokkulepped oleksid vormistatud kirjalikult ja töötaja oleks kursis ettevõtte sisekorraga.
Kas päevaraha maksmine on kohustuslik?
Tihti küsitakse, kas tööandja peab alati päevaraha maksma. Vastus sõltub töölepingu tingimustest ja ettevõtte sisemistest reeglitest. Kui töölepingus on sätestatud, et välislähetuste eest makstakse päevaraha, on see tööandja kohustus. Kui aga töölepingus on kirjas, et kulud hüvitatakse vaid kuludokumentide alusel (näiteks tšekkide esitamisel), siis päevaraha kui fikseeritud summat ei pruugi makstagi.
Tuleb aga silmas pidada, et päevaraha on mugav viis hüvitada toidukulusid ilma, et töötaja peaks iga kohvi või võileiva kohta tšekke koguma. Kui tööandja otsustab päevaraha mitte maksta, peab ta siiski hüvitama kõik muud tööülesannete täitmisega kaasnevad põhjendatud ja dokumentaalselt tõestatud kulud. Seega on töötaja jaoks päevaraha mugavus ja garantii, et lähetus ei muutu tema jaoks isiklikuks kuluallikaks.
KKK: Korduma kippuvad küsimused
Kas päevaraha peab maksma ka siselähetuste eest?
Eestisisese lähetuse korral päevaraha maksmine ei ole seadusest tulenev kohustus ega ka maksuvaba hüvitis. Tööandja võib küll töötajale lähetuse eest täiendavat tasu maksta, kuid see loetakse palgatuluks, mis kuulub tavapärasele maksustamisele.
Mis juhtub, kui ma ei esita lähetusaruannet õigeaegselt?
Kui lähetusaruanne jääb esitamata, ei pruugi tööandja saada kulusid raamatupidamises korrektselt kajastada. See võib viia olukorrani, kus töötajale makstud ettemaksed loetakse tulu hulka kuuluvaks ja neid võidakse maksustada või nõutakse raha tagasi. Täpse korra määrab ettevõtte sisekorraeeskiri.
Kas päevaraha saab maksta ka siis, kui lähetus kestab vaid paar tundi?
Päevaraha maksmise eesmärk on katta pikemast kodust eemal viibimisest tingitud kulusid. Reeglina arvestatakse päevaraha täispäevade kaupa. Kui lähetus on lühiajaline, on mõistlikum hüvitada tegelikud toidukulud kuludokumentide alusel, selle asemel et maksta fikseeritud päevaraha.
Kuidas mõjutab päevaraha puhkuse või haiguspäevade arvestust?
Päevaraha ei ole töötasu, seega see ei mõjuta puhkusetasu arvestust ega sotsiaalseid tagatisi, nagu haigushüvitised. Päevaraha on kulude hüvitis ja see ei kuulu keskmise töötasu arvestusse.
Kas tööandja võib päevaraha maksmisest keelduda, kui ta on majutuse eest tasunud?
Majutuse tasumine ei vabasta tööandjat automaatselt päevaraha maksmise kohustusest, kuna päevaraha on mõeldud peamiselt toitlustuse ja muude jooksvate kulude katteks. Küll aga võib tööandja päevaraha vähendada, kui ta on taganud ka toitlustuse.
Praktilised nõuanded töötajale
Et vältida arusaamatusi ja tagada sujuv lähetusprotsess, peaks töötaja alati enne lähetusse asumist üle vaatama ettevõtte lähetuseeskirjad. See dokument on ettevõtte sisekorra lahutamatu osa ja sätestab täpselt, millised on päevaraha määrad, kuidas esitatakse aruanded ja milliseid kulutusi tööandja hüvitab. Kui eeskirjad on ebaselged, tasub enne reisi konsulteerida vahetu juhi või personaliosakonnaga.
Lisaks on soovitatav hoida kõik reisi jooksul tekkinud kuludokumendid kindlas kohas. Tänapäeval on paljudes ettevõtetes kasutusel digitaalsed kuluaruannete süsteemid, mis võimaldavad tšekke pildistada ja koheselt süsteemi laadida. See säästab aega ja vähendab riski, et oluline dokument läheb kaotsi. Läbipaistvus ja korrektsus raamatupidamises on parim viis tagada, et kõik hüvitised jõuavad töötajani õigeaegselt ja ilma probleemideta.
Kokkuvõttes on päevaraha mõistlik ja vajalik vahend, mis aitab tööandjal ja töötajal ausalt ning läbipaistvalt tööalaseid reise korraldada. Teades oma õigusi ja kohustusi, on võimalik keskenduda lähetuse peamisele eesmärgile – tööalase edu saavutamisele – muretsemata asjatult tekkinud kulude pärast.
