Volikiri on dokument, mis võib esmapilgul tunduda pelgalt formaalsusena, kuid tegelikkuses on see võimas õiguslik tööriist, mis võimaldab teisel isikul sinu nimel tegutseda. Olgu selleks kinnisvaratehing, pangakontoga seotud toimingud või suhtlus riigiasutustega – õigesti koostatud volikiri tagab, et sinu huvid on kaitstud ja protsessid sujuvad tõrgeteta. Paljud inimesed kardavad volikirja koostamist, pidades seda keeruliseks juriidiliseks pähkliks, kuid tegelikult on tegemist dokumendiga, mille puhul on kõige olulisem täpsus, selgus ja seaduse järgimine. Selles põhjalikus juhendis vaatame üle, kuidas koostada volikirja nii, et see oleks kehtiv, turvaline ja täidaks oma eesmärki.
Mis on volikiri ja millal seda vaja läheb?
Volikiri on ühe isiku (volitaja) antud volitus teisele isikule (volitatud isikule), mis annab viimasele õiguse esindada volitajat teatud toimingute tegemisel. Juriidilises mõttes tekib sellega esindusõigus, mis tähendab, et volitatud isiku tehtud toimingud loetakse volitaja tehtuteks. See on hädavajalik olukordades, kus inimene ei saa ise füüsiliselt kohal olla või vajab professionaalset abi keeruliste protseduuride läbiviimisel.
Kõige sagedamini vajatakse volikirja järgmistel juhtudel:
- Kinnisvaratehingud: Kui müüja või ostja viibib välismaal või ei saa tervislikel põhjustel notarisse minna.
- Pangatoimingud: Raha väljavõtmine või kontode haldamine olukorras, kus volitaja on piiratud liikumisvõimega.
- Suhtlus riigiasutustega: Dokumentide taotlemine, maksuteated või esindamine kohtuvaidlustes.
- Sõidukitega seotud toimingud: Sõiduki registreerimine või tehnoülevaatuse korraldamine teise isiku poolt.
- Äritegevus: Juhatuse liikmete vahetamine või ettevõtte esindamine lepingute sõlmimisel.
Oluline on mõista, et volikiri ei anna piiramatut võimu. Selle ulatus sõltub sellest, kui täpselt on volikirjas kirjas volituste piirid ja kestus. Seetõttu on volikirja koostamine usaldusküsimus – volitatud isik peab olema usaldusväärne ja pädev.
Volikirja koostamise põhireeglid ja kohustuslikud elemendid
Et volikiri oleks juriidiliselt siduv, peab see vastama teatud nõuetele. Eestis reguleerib volikirju eelkõige tsiviilseadustiku üldosa seadus. Kuigi lihtsamate volikirjade puhul võib piisata vabas vormis dokumendist, on siiski teatud elemente, milleta dokument ei pruugi olla jõustatav.
- Volitaja andmed: Ees- ja perekonnanimi, isikukood ja elukoha aadress.
- Volitatud isiku andmed: Ees- ja perekonnanimi, isikukood ja aadress.
- Volituse sisu: Täpne kirjeldus sellest, mida volitatud isikul on õigus teha. Ära jäta siia ruumi tõlgendustele.
- Volituse kestus: Alguskuupäev ja lõppkuupäev või viide sündmusele, mille saabumisel volitus lõpeb.
- Koht ja kuupäev: Dokumendi allkirjastamise aeg ja koht on olulised dokumendi kehtivuse tuvastamiseks.
- Allkiri: Volitaja omakäeline või digitaalne allkiri.
Kui volikiri on seotud tehinguga, milleks on seadusega ette nähtud notariaalne vorm (näiteks kinnisasja müük või hüpoteegi seadmine), peab ka volikiri olema notariaalselt tõestatud või vähemalt notariaalselt kinnitatud allkirjaga.
Praktiline näidis: lihtvolikiri
Alljärgnevalt on toodud üldine näidis lihtvolikirja kohta, mida saab kasutada igapäevastes tehingutes. Pane tähele, et see on vaid näidis ja spetsiifiliste toimingute puhul tuleks alati konsulteerida juristiga.
VOLIKIRI
Mina, [Volitaja nimi], isikukood [isikukood], volitan käesolevaga [Volitatud isiku nimi], isikukood [isikukood], esindama mind [toimingu kirjeldus, näiteks: pakipaki kättesaamisel postkontorist / sõiduki tehnoülevaatusele viimisel].
Volitatud isikul on õigus minu nimel esitada vajalikke dokumente, allkirjastada taotlusi ja teha muid toiminguid, mis on vajalikud eelnimetatud eesmärgi saavutamiseks.
Volikiri kehtib kuni [kuupäev].
Kuupäev: [Kuupäev]
Allkiri: [Allkiri]
See lihtne struktuur annab piisava selguse mõlemale poolele. Kui aga volitus on pikaajaline või puudutab suuri rahasummasid, on soovitatav lisada ka klausel, et volitatud isikul ei ole õigust tehinguid teha iseendaga või esindada samaaegselt teist poolt tehingus.
Digitaalne allkirjastamine vs paberkandja
Tänapäeva digitaalses Eestis on ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil antud digiallkiri samaväärne omakäelise allkirjaga. Digitaalselt allkirjastatud volikirjal on mitmeid eeliseid: see on kiire, turvaline, lihtsalt edastatav ja selle kehtivust saab kergesti kontrollida. Siiski on olukordi, kus asutused või eraisikud võivad endiselt nõuda paberil volikirja, eriti kui tegemist on rahvusvaheliste dokumentidega või tehingutega, kus teine osapool ei ole digitaalse asjaajamisega harjunud.
Digiallkirjastatud dokumendi puhul on oluline veenduda, et failivorming (.asice) on korrektselt loodud ja et volitatud isik saab selle vajadusel digitaalselt esitada. Kui aga lähete notarisse, võtke alati kaasa ID-kaart või pass, sest notar kontrollib isikusamasust kohapeal.
Kuidas vältida levinud vigu volikirja koostamisel
Kõige sagedasem viga on volituste liigne üldistamine. Lause “volitan tegema kõiki toiminguid minu nimel” on juriidiliselt nõrk ja paljud asutused lihtsalt ei aktsepteeri sellist dokumenti. Oluline on kirjutada täpselt, mida volitatud isik tohib teha. Kui annate õiguse raha välja võtta, määrake vajadusel ka limiidid või tingimused.
Teine levinud viga on volituse kehtivusaja määramata jätmine. Kui lõppkuupäeva ei ole, võib volikiri olla tähtajatu, mis tähendab, et see on jõus kuni selle kirjaliku tühistamiseni. See on riskantne, eriti kui suhted volitatud isikuga mingil põhjusel halvenevad. Seetõttu on mõistlik panna volikirjale alati mõistlik lõpptähtaeg.
Kolmandaks unustatakse sageli volitaja ja volitatud isiku täpsed kontaktandmed. Kui volitatud isiku esitatud dokumendis on viga või tekib küsimusi, peab ametnik saama ühendust võtta nii volitaja kui ka volitatud isikuga. Puudulikud andmed võivad viia selleni, et dokument tunnistatakse kehtetuks.
Volikirja tühistamine ja kehtivuse lõppemine
Volikiri ei ole igavene. Lisaks tähtaja möödumisele võib volikiri lõppeda ka muudel asjaoludel. Volitaja võib volikirja igal ajal tühistada, teatades sellest volitatud isikule ja vajadusel ka kolmandatele isikutele, kellega seoses volikiri oli antud. Kui volikiri oli notariaalselt tõestatud, tuleks teavitada ka notarite koda või vastavat registrit, kui see on vajalik.
Volitus lõpeb ka järgmistel juhtudel:
- Volitaja või volitatud isiku surm.
- Volitatud isiku loobumine volitusest.
- Juriidilise isiku (näiteks ettevõtte) puhul selle likvideerimine.
- Tehingu toimumine, milleks volitus anti.
Kui olete volikirja tühistanud, veenduge, et algne dokument (kui see on paberil) on tagasi saadud või hävitatud, et vältida kuritarvitusi. Digitaalse volikirja puhul on tühistamine lihtsam, kuid ka siin tuleks teavitada kõiki asjaosalisi, keda volikiri puudutas.
Korduma kippuvad küsimused ja vastused
Kas volikiri peab olema alati notariaalselt tõestatud?
Ei, alati ei pea. Enamikku lihtsaid igapäevatoiminguid (näiteks pakikese kättesaamine või lihtsamad haldustoimingud) saab teha lihtkirjaliku volikirjaga. Kuid seaduses sätestatud juhtudel, nagu kinnisvaratehingud või pärimistoimingud, on notariaalne tõestamine kohustuslik.
Kas ma saan volikirja koostada inglise keeles?
Jah, Eestis saab koostada volikirja ka võõrkeeles, kuid juhul kui see esitatakse Eesti ametiasutustele, võidakse nõuda ametlikku tõlget eesti keelde. Välismaal kasutamiseks on sageli vaja volikirja apostillimist ehk rahvusvahelist kinnitamist.
Mis saab siis, kui volitatud isik kuritarvitab oma õigusi?
Kui volitatud isik ületab oma volitusi või tegutseb volitaja kahjuks, vastutab ta tekitatud kahju eest tsiviilõiguslikus korras. Volitaja saab volituse viivitamatult tühistada ja vajadusel esitada hagi kohtusse kahjude hüvitamiseks. Kuritarvituste vältimiseks on soovitatav valida volitatud isikuks vaid väga usaldusväärne inimene.
Kas ma saan volitada mitut inimest korraga?
Jah, saate volitada mitut inimest tegutsema nii koos kui ka eraldi. Oluline on volikirjas täpselt sätestada, kas nad peavad tegutsema ühiselt (ühisvolitus) või võib kumbki neist eraldi kõiki toiminguid teha (eraldivolitus). See aitab vältida segadust ja bürokraatlikke tõrkeid.
Kas alaealine võib anda volikirja?
Alaealise puhul sõltub volituse kehtivus tema teovõimest. Üldjuhul teevad kuni 18-aastaste eest tehinguid nende seaduslikud esindajad ehk vanemad. Kui tegemist on aga noorega, kellel on õigus iseseisvalt tegutseda, võib ta teatud juhtudel volikirja anda, kuid see on juriidiliselt keerukam ja vajab sageli eestkostja nõusolekut.
Dokumentide arhiveerimine ja turvaline säilitamine
Paljud inimesed teevad vea, visates volikirja pärast tehingu sooritamist minema. Tegelikult on mõistlik säilitada koopia volikirjast vähemalt mõne aasta jooksul pärast tehingu lõpetamist. See on vajalik tõendusmaterjaliks, kui peaks tekkima vaidlus tehingu õiguspärasuse või volitatud isiku volituste ulatuse üle. Kui olete volituse andnud digitaalselt, säilitage fail turvalises kohas, näiteks krüpteeritud kõvakettal või pilveteenuses, kuhu on ligipääs ainult teil.
Lõpetuseks tasub meeles pidada, et volikiri on usaldusavaldus. See annab volitatud isikule osa teie õigustest, mistõttu tuleb sellesse dokumenti suhtuda sama tõsiselt kui lepingusse või testamentti. Ärge kunagi allkirjastage volikirja, mille sisu te ei mõista või mille tingimused tunduvad ebamäärased. Kui kahtlete, paluge juristil dokument üle vaadata. Õigesti ja läbimõeldult koostatud volikiri säästab teie aega, närve ja võimalikke tulevasi komplikatsioone, tagades, et teie asjad on aetud täpselt nii, nagu te olete soovinud.
