Dokumentide legaliseerimine ja apostillimine on protsessid, mis võivad tunduda esmapilgul keerukad ning bürokraatlikud, kuid tegelikult on nende eesmärk väga lihtne: tagada, et ühes riigis välja antud ametlik dokument oleks õiguslikult siduv ja usaldusväärne ka teistes riikides. Kui plaanite välismaale kolida, abielluda, tööle asuda või õppima minna, satute varem või hiljem olukorda, kus teie Eesti dokumendid peavad saama rahvusvahelise kinnituse. Apostill ongi see rahvusvaheliselt tunnustatud tõestusviis, mis kinnitab dokumendi allkirjastaja pädevust ja pitseri ehtsust, muutes dokumendi kasutuskõlblikuks kõigis Haagi konventsiooniga liitunud riikides.
Mis on apostill ja milleks seda vaja on?
Apostill on ametlik tunnistus, mida väljastatakse vastavalt 1961. aasta Haagi konventsioonile. See on lisaleht või märge dokumendil, mis kinnitab dokumendile alla kirjutanud isiku ametinimetust, pitserit või templit. Lihtsamalt öeldes on apostill “rahvusvaheline pass” teie dokumendile. Ilma selleta ei pruugi välisriigi asutus teie sünnitunnistust, abielutunnistust, diplomi või kohtuotsust aktsepteerida, kuna neil puudub võimalus kontrollida dokumendi autentsust.
Apostillimist vajatakse peamiselt järgmistes olukordades:
- Haridusdokumentide esitamine: Ülikooli astumiseks või tööle kandideerimiseks välismaal nõutakse tihti haridust tõendavate diplomite ja hinnetelehtede apostillimist.
- Perekonnaseisuaktid: Sünni-, abielu- ja lahutustunnistused vajavad apostilli, kui soovite välisriigis sõlmida abielu või registreerida lapse sündi.
- Kohtudokumendid ja notariaalsed aktid: Volikirjad, pärimistunnistused ja kohtulahendid peavad olema tõestatud, et neid saaks kasutada teiste riikide notariaalsetes või juriidilistes toimingutes.
- Äridokumendid: Äriregistri väljavõtted või ettevõtte põhikirjad vajavad apostilli, kui loote välismaal tütarettevõtte või osalete rahvusvahelistel hangetel.
Kes ja kus Eestis apostillimist teostab?
Eestis on apostillimisega seotud toimingud tsentraliseeritud. Alates 2010. aastast on notaritest saanud peamised ametnikud, kes apostillivad avalikke dokumente. See tähendab, et te ei pea pöörduma ministeeriumitesse ega muudesse riigiasutustesse – piisab sellest, kui külastate mõnda Eesti notarit.
Oluline on teada, et notar ei pea olema see konkreetne isik, kes dokumendi algselt väljastas. Te võite pöörduda ükskõik millise Eesti notari poole, olenemata sellest, kas dokument on väljastatud Tallinnas, Tartus, Pärnus või mõnes muus linnas. Notar kontrollib dokumendil oleva allkirja ja pitseri vastavust oma andmebaasides ning lisab seejärel apostilli, kui kõik on korras.
Milliseid dokumente saab apostillida?
Apostillida saab ainult nn avalikke dokumente. See tähendab dokumente, mis on välja antud riigiasutuse, kohaliku omavalitsuse, kohtu või notari poolt. Eraisikute vahelised lepingud või lihtsalt kodus välja prinditud paberid apostillimisele ei kuulu. Siin on loetelu dokumentidest, mida kõige sagedamini apostillitakse:
- Riigiasutuste poolt väljastatud tõendid (karistusregister, rahvastikuregister).
- Notariaalselt tõestatud või kinnitatud dokumendid (lepingud, volikirjad).
- Kohtulahendid ja kohtuotsused.
- Haridusdokumendid (diplomid, tunnistused, kui neil on ametlik pitser).
- Perekonnaseisuametite poolt väljastatud dokumendid.
Kui teil on kahtlus, kas teie dokument on “avalik”, tasub meeles pidada, et sellel peab reeglina olema asutuse tempel ja vastutava ametniku allkiri. Kui tegemist on eraisiku dokumendiga, tuleb see sageli enne apostillimist notari juures tõestada.
Protsessi samm-sammuline käik
Apostillimise protsess on muutunud viimastel aastatel tänu e-teenustele märgatavalt lihtsamaks. Siiski on mõned etapid, mida tuleb läbida, et protsess oleks edukas.
1. samm: Kontrollige dokumendi originaalsust
Apostilli saab lisada ainult originaaldokumendile või notariaalselt kinnitatud ärakirjale. Kui teie diplom on lamineeritud või dokument on kahjustatud, võib notar keelduda selle apostillimisest, kuna pitser või allkiri ei ole tuvastatav. Veenduge, et dokument on terve ja loetav.
2. samm: Võtke ühendust notariga
Leppige notari bürooga aeg kokku. Tänapäeval pakuvad paljud notarid võimalust saata dokumendid ka posti teel või kasutada e-apostilli võimalusi, kui dokument on digitaalselt allkirjastatud. Kui dokument on paberil, peate selle notari büroosse toimetama või saatma tähitud postiga.
3. samm: Riigilõivu tasumine
Apostillimine on tasuline teenus. Riigilõiv on kehtestatud seadusega ja see tuleb tasuda enne, kui notar dokumendile oma kinnituse annab. Tasumise kohta väljastatakse teile kviitung, mida on vaja sageli ka hiljem tõestuseks.
4. samm: Dokumendi kättesaamine
Kui notar on kontrollinud dokumendi autentsust, lisatakse sellele apostill. See võib olla kas eraldi leht, mis on dokumendi külge köidetud, või kleeps/tempel dokumendi tagaküljel. Sõltuvalt notari töökoormusest võib protsess võtta aega mõnest tunnist paari tööpäevani.
E-apostill ja digitaalsed dokumendid
Eesti on e-riik ja see peegeldub ka apostillimise protsessis. Kui teie dokument on väljastatud digitaalselt ja sellel on kehtiv digiallkiri, on võimalik saada e-apostill. E-apostill on digitaalne tõend, mis on lisatud dokumendile ja mis kinnitab selle ehtsust elektrooniliselt. See on äärmiselt mugav, kuna te ei pea liikuma kodust välja ega muretsema paberdokumendi füüsilise saatmise pärast. E-apostilli kontrollimine välismaal toimub spetsiaalsete veebikeskkondade kaudu, kus vastuvõtja saab sisestada dokumendi koodi ja veenduda selle autentsuses.
Levinumad vead, mida vältida
Paljud inimesed teevad apostillimisel vigu, mis võivad protsessi tarbetult pikendada või muuta dokumendi kasutuskõlbmatuks. Üks sagedasemaid eksimusi on proovimine apostillida dokumenti, mis on juba aegunud või millel puuduvad vajalikud turvaelemendid. Samuti on levinud viga, kus arvatakse, et tõlge on sama mis apostill. Oluline on mõista: apostill ja tõlge on kaks erinevat asja. Apostill kinnitab dokumendi ehtsust, tõlge aga muudab selle sisu arusaadavaks. Sageli peab tõlke tegema vandetõlk ja ka tõlkele tuleb mõnikord lisada apostill, kui seda nõuab sihtriigi ametiasutus.
Teine viga on dokumendi skaneerimine ja sellele apostilli nõudmine. See ei ole võimalik. Apostillitakse vaid originaali või notariaalselt kinnitatud ärakirja. Kui saadate notari büroosse koopia, siis seda ei saa ametlikult kinnitada. Alati konsulteerige enne notari bürooga, kui te ei ole kindel, millises vormis teie dokument peab olema.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas ma saan apostillida dokumenti välismaal olles?
Jah, üldjuhul apostillitakse dokument selles riigis, kus see on välja antud. Kui teie dokument on Eesti oma, siis apostillib selle Eesti notar. Kui olete välismaal, saate dokumendi saata notarile posti teel või volitada Eestis asuvat esindajat seda teie eest tegema.
Kui kaua apostill kehtib?
Apostill ise ei aegu, kuid dokument, millele see on kinnitatud, võib aeguda. Näiteks sünnitunnistus on püsiv dokument, kuid karistusregistri väljavõte võib olla kehtiv vaid teatud aja. Kontrollige alati sihtasutusest, kui “värske” peab dokument olema.
Kas apostill asendab notariaalset tõlget?
Ei, apostill ei asenda tõlget. Apostill tõestab, et dokument ise on ehtne. Kui sihtriigi keel ei ole eesti keel, peate lisaks apostillimisele laskma dokumendi ka vandetõlgil tõlkida.
Kas kõiki dokumente saab apostillida?
Ei saa. Dokument peab olema avalik dokument. Näiteks eraisiku privaatne kirjavahetus või leping kahe eraisiku vahel ei ole avalikud dokumendid, enne kui need on notari poolt tõestatud.
Kui palju apostillimine maksab?
Apostillimise tasu on kehtestatud riigilõivuseadusega. Hinnad võivad aja jooksul muutuda, seetõttu on soovitatav vaadata notariaalsete toimingute tasude kohta teavet Notarite Koja veebilehelt.
Millal apostill ei ole vajalik?
Tänapäeval on paljude riikide vahel sõlmitud lepingud, mis lihtsustavad dokumentide kasutamist. Näiteks Eesti ja Läti või Eesti ja Leedu vahel on kokkulepped, mille kohaselt ei pea teatud dokumente apostillima, kui need on väljastatud teise riigi ametiasutuse poolt. Samuti on Euroopa Liidu piires kehtestatud reeglid, mis vabastavad teatud ametlikud dokumendid (nagu sünni- või abielutunnistused) apostilli nõudest, kui need on esitatud koos mitmekeelse standardvormiga. Enne apostillimisele raha ja aja kulutamist kontrollige alati sihtriigi nõudeid, kuna võib juhtuda, et pääsete sellest bürokraatlikust sammust.
Lisaks tasub meeles pidada, et apostillimine on vajalik vaid nende riikide puhul, kes on Haagi konventsiooniga ühinenud. Kui sihtriik ei ole konventsiooni liige, on apostillimise asemel vajalik keerulisem protsess ehk legaliseerimine. Legaliseerimine hõlmab tavaliselt mitut astet: dokumendi kinnitamist välisministeeriumis ja seejärel sihtriigi saatkonnas. See on tunduvalt ajamahukam ja kulukam protsess, mistõttu on oluline eelnevalt täpselt välja selgitada, millist kinnitusviisi teie sihtriik täpselt nõuab.
Kokkuvõtteks võib öelda, et apostillimine on hästi struktureeritud ja loogiline protsess, mis on loodud lihtsustama rahvusvahelist asjaajamist. Olles teadlik nõuetest, kontrollides dokumentide seisukorda ja tehes koostööd notariga, saate oma paberid korda kiiresti ja tõrgeteta. Oluline on võtta aega eeltööks, et vältida ootamatuid viivitusi, eriti kui teie eesmärk on tähtajaline (näiteks õpingute alustamine või elamisloa taotlemine). Hoidke oma originaaldokumendid korras ja vajadusel küsige alati nõu asjatundjatelt, et teie dokumendid oleksid rahvusvaheliselt tunnustatud ja usaldusväärsed.
